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Verschärfung der Anforderungen an Kassen und die Kassenführung

(Stand: 02.01.2017)

Durch die sog. Kassenrichtlinie (Gesetz zum Schutz vor Manipulationen an digitalen Grundaufzeichnungen) werden die gesetzlichen Anforderungen an eine Kasse und die Kassenführung erheblich verschärft.

Die grundlegende Verschärfung besteht darin, dass für die Kassenführung künftig die Pflicht zur Einzelaufzeichnung besteht. Das bedeutet, aufzeichnungspflichtige Geschäftsvorfälle müssen laufend erfasst, einzeln aufgezeichnet und aufbewahrt werden, sodass sich später die einzelnen Vorgänge in ihrer Entstehung und Abwicklung verfolgen lassen können.

Elektronische Kassen und EDV-Kassensysteme

Ab 01.01.2017 dürfen nur noch elektronische Registrierkassen oder Computer-Kassensysteme verwendet werden, die über eine Einzeldatenspeicherung und die Möglichkeit des Datenexports verfügen.

EDV-Registrierkassen, die keine Einzeldaten speichern und auch keinen Datenexport ermöglichen, müssen ab dem 01.01.2017 hard- oder softwaremäßig derart aufgerüstet sein, dass sie zumindest den Anforderungen des BMF-Schreibens vom 26.11.2010 entsprechen. Wenden Sie sich hierfür an den Hersteller der Kasse. Ist eine Aufrüstung nicht möglich, darf die Kasse nicht mehr verwendet werden, da eine nicht gesetzeskonforme Kassenführung vorliegt, die bei Betriebsprüfungen zu Gewinn-Zuschätzungen führen kann.

Grundsätzlich ab 2020 muss das elektronische Aufzeichnungssystem von Kassen außerdem durch eine zertifizierte technische Sicherheitseinrichtung geschützt sein.

Offene Ladenkasse

Die Verwendung offener Ladenkassen (Barkasse, die ohne jegliche technische Unterstützung geführt wird, z.B. Thekenschublade, Geldkassette) ist weiterhin zulässig. Allerdings müssen ab 2017 die Kasseneinnahmen und Kassenausgaben täglich aufgezeichnet werden (§ 146 Abs. 1 S. 1 AO n.F.). Dies macht die Führung eines Kassenberichts und eines Zählprotokolls unabdingbar, will man Sanktionen seitens der Finanzverwaltung vermeiden.

Ein Kassenbericht ist die rechnerische Ermittlung der Bareinnahmen, und zwar mittels einer Rückrechnung, ausgehend vom Cent-genau ausgezählten Kassenendbestand (-> Zählprotokoll). Der Kassenbericht ist kein Kassenbuch und umgekehrt.

Ein Kassenbericht muss folgendes Grundschema einhalten:

Kassenendbestand lt. Zählprotokoll

 

Zuzüglich der Zahlungen aus der Kasse

+

Zuzüglich evtl. Entnahmen

+

Abzüglich evtl. Einlagen

-

Abzüglich Kassenanfangsbestand

-

= Tageseinnahmen

=

 

Wichtig ist es, die Tageseinnahmen – wie dargestellt – retrograd zu ermitteln. Denken Sie daran, dass Entnahmen und Einlagen durch Belege nachweisbar sein müssen.

Das Zählprotokoll ist eine schriftliche Aufstellung von Art und Anzahl aller Barmittel in einer Kasse. Es weist die Anzahl und Werte der gezählten Scheine und Münzen aus, also z.B. 5 Fünf-Euro Scheine, 10 Ein-Euro-Münzen etc…).

Das Zählprotokoll hat folgendes Schema:

Noten/Münzen

Stück

Betrag

… etc. ..

 

 

50,00 €

 

 

… etc. …

 

 

  1,00 €

 

 

… etc. …

 

 

   0,01 €

 

 

Kassenbestand

 

 

Tipp: Mit einer Geldzählmaschine können Sie sich das tägliche Einhalten der Zähl- und Aufzeichnungspflicht erheblich erleichtern.

Für den Kassenbericht als auch das Zählprotokoll gilt:

  • sie sind laufend zu nummerieren;
  • nachträgliche Änderungen in den Aufzeichnungen müssen entweder ausgeschlossen sein oder die Änderungen müssen offensichtlich und nachvollziehbar sein (sog. Radierverbot). Das bedeutet, dass schlichte digitale Aufzeichnungen z.B. in Tabellenkalkulationsprogrammen wie z.B. Excel u.ä. nicht geeignet sind, da diese eine nachträgliche Änderbarkeit der Aufzeichnungen nicht ausschließen bzw. vorgenommene Änderungen nicht erkennbar sind;
  • sie sind aufzubewahren.

Die Oberfinanzdirektion Karlsruhe hat am 31.10.2016 ein Merkblatt zum Thema "Ordnungsmäßigkeit der Kassenbuchführung" veröffentlicht.