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Der Restaurantscheck

(Stand: 26.04.2017)

Da mit Sicherheit nicht jedes Unternehmen eine eigene Kantine hat, erlaubt es der Gesetzgeber den Arbeitgebern als Alternative sogenannte Restaurantschecks oder Essensgutscheine an seine Arbeitnehmer auszugeben. Diese Essensgutscheine sind ein bargeldloser Essenszuschuss, den der Arbeitnehmer z. B. bei Metzgern, Bäckern oder in Restaurants einlösen kann.

Steuerliche Behandlung des Restaurantschecks:

Der Restaurantscheck, den der Arbeitgeber seinen Arbeitnehmern als Zuschuss für das Mittagessen ausgibt, stellt einen sogenannten „Sachbezug“ dar. Für diese „Sachbezüge“ legt der Fiskus jährlich Sachbezugswerte fest. Diese betragen z. B. in 2017 für ein Mittagessen 3,17 € täglich.

Der Sachbezugswert stellt hier einen geldwerten Vorteil für den Arbeitnehmer dar, welcher in der Regel lohnsteuer- und sozialversicherungspflichtig ist. 

Neben den 3,17 € Sachbezugswert, kann der Arbeitgeber dem Arbeitnehmer maximal 3,10 € täglich zusätzlich und zwar komplett lohnsteuer- und sozialversicherungsfrei hinzuzahlen.

Gibt der Arbeitgeber seinen Mitarbeitern einen Restaurantscheck, deren Verrechnungswert über den 6,27 € liegt, ist dieser Verrechnungswert als geldwerter Vorteil zu versteuern!

Wann kann der Restaurantscheck mit dem Sachbezugswert bewertet werden?

Der Sachbezugswert (3,17 € in 2017) kann immer nur dann als geldwerter Vorteil für den Restaurantscheck angesetzt werden, wenn folgende Voraussetzungen erfüllt werden:

  • Der Verrechnungswert des Restaurantschecks übersteigt den Sachbezugswert um nicht mehr als 3,10 € (d. h. der Verrechnungswert darf 2017 maximal 3,17 € + 3,10 € = 6,27 € betragen).
  • Es wird tatsächlich eine Mahlzeit abgegeben.
  • Die Lebensmittel gelten nur dann als Mahlzeit, wenn sie zum unmittelbaren Verzehr oder zum Verbrauch während der Mittagspause geeignet sind. (kein Tabak oder Alkohol!)
  • Es darf für jede Mahlzeit nur eine Essensmarke täglich in Zahlung genommen werden.
  • Der Restaurantscheck darf nicht an Mitarbeiter ausgegeben werden, die eine Auswärtstätigkeit ausüben.

Wie erfolgt die Besteuerung des geldwerten Vorteils?

Für die steuerliche Behandlung des geldwerten Vorteils gibt es zwei Verfahrensweisen:

Zum einen kann der geldwerte Vorteil in der Lohnabrechnung als voll beitragsfähiger Bruttolohn berücksichtigt werden. Somit müssen hier beim Arbeitnehmer Lohn-, Kirchensteuer, Soli und darüber hinaus die Sozialversicherungsbeiträge auf Arbeitgeber- und Arbeitnehmerseite abgeführt werden.

Zum anderen käme aber auch die pauschale Versteuerung des geldwerten Vorteils durch den Arbeitgeber mit einem Steuersatz von 25 % in Betracht. Bei dieser Methode müssten keine Sozialversicherungsbeiträge abgeführt werden.

Hierbei ist zu beachten, dass die pauschale Besteuerung nur dann anwendbar ist, wenn die Restaurantschecks nicht als Lohnbestandteile im Arbeitsvertrag vereinbart wurden und die Mahlzeiten mit dem amtlichen Sachbezugswert zu bewerten sind.

Aufgaben des Arbeitgebers

Bei der Ausgabe der Restaurantschecks gibt es zwei mögliche Varianten:

  • Es werden täglich Restaurantschecks oder
  • es werden monatlich 15 Restaurantschecks

an die Arbeitnehmer ausgegeben.

Entscheidet sich der Arbeitgeber für die tägliche Ausgabe von Restaurantschecks hat er folgende Pflichten:

  • Für jeden Arbeitnehmer die Tage der Abwesenheit bzw. Anwesenheit aufzuzeichnen
  • Essensmarken zurückzufordern, sollte der Arbeitnehmer einen Tag abwesend sein z. B. bei Krankheit, Urlaub oder Dienstreise
  • Oder die Zahl der Essensmarken im Folgemonat um die Zahl der Abwesenheitstage vermindern

Diese Nachweispflichten würden entfallen, wenn sich der Arbeitgeber dazu entscheidet, monatlich pauschal 15 Restaurantschecks auszugeben.