Aufbewahrungspflichten für Geschäfts- und Privatunterlagen

(Stand: 26.02.2015)

Alljährlich nach dem Jahreswechsel stellt sich die Frage, welche Unterlagen aus den stets wachsenden Archiven ausgesondert und vernichtet werden dürfen – und welche nicht.

Für Geschäftspapiere gibt es dazu konkrete gesetzliche Bestimmungen (§§ 147-148 Abgabenordnung), die im Wesentlichen für Unternehmer eine zehn- und sechsjährige Aufbewahrungsfristen festlegen.

Danach sind 10 Jahre aufzubewahren:

Bücher und Aufzeichnungen, Inventare, Jahresabschlüsse, Eröffnungsbilanzen mit den dazugehörigen Erklärungen und Organisationsunterlagen. Ebenso alle Buchungsbelege sowie die elektronisch erstellten Daten und die mittels Datenverarbeitung erstellten Zollmeldungen.

Sechs Jahre sind aufzubewahren:
Empfangene und versandte Geschäftsbriefe (Kopien)- auch E-Mails, soweit sie keine Buchungsbelege (mit 10jähriger Aufbewahrungsfrist sind), Lohnkonten mit dazugehörigen Belegen und Bescheinigungen sowie alle sonstigen steuerlich bedeutsamen Unterlagen.
                                                          
Diese Aufbewahrungsfrist beginnt jeweils zum Schluss des Kalenderjahres, in dem die letzten Belege für ein Kalenderjahr verbucht, Rechnungen empfangen oder versandt, sowie Jahresabschlüsse, Inventar oder Lagebericht erstellt wurden usw. Deshalb können im Laufe des Jahres 2015 die Geschäftsunterlagen des Jahres 2004 und früher (bei 10jähriger Frist) und die des Jahres 2008 und früher (bei 6jähriger Frist) vernichtet werden.

Auch Privatpersonen sind seit 01.08.2004  verpflichtet, die Rechnungs- und Zahlungsbelege aus steuerpflichtigen Werklieferungen oder sonstigen Leistungen im Zusammenhang mit Grundstücken  zwei Jahre aufzubewahren. Auch dabei beginnt die Frist ebenfalls mit Ablauf des Jahres, in dem die Rechnung ausgestellt worden ist.

Unter besonderen Umständen (z.B. bei begonnener Außenprüfung, bei laufenden strafrechtlichen Ermittlungen, bei schwebenden Rechtsbehelfsverfahren oder im Fall von vorläufigen Steuerfestsetzungen) dürfen Unterlagen in jedem Fall nicht vor Abschluss dieser Verfahren vernichtet werden.